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É senso comum que as empresas vêm buscando formas de melhorar os seus processos, com mudanças que as façam continuar competitivas, aumentar sua eficiência e reduzir custos. Adotando práticas mais ecológicas, elas ainda contribuem para a sustentabilidade do planeta e, como bônus, melhoram sua imagem diante dos clientes e da sociedade. Um exemplo dessas práticas está na redução do consumo de papel nos escritórios.

O uso de papel de forma responsável pode ajudar muito na redução dos custos referentes a compra de insumos das empresas. No mercado há quase 45 anos, a Contabilidade Mota vem, desde 2017, inserindo novas rotinas e adaptando procedimentos com o intuito de promover a economia de papel. Contadora e principal executiva do grupo, Maisa Mota afirma que seus escritórios já alcançaram uma redução de 70% na quantidade de papel consumido, representando uma ótima economia para as suas empresas.

Com planejamento, é possível organizar o armazenamento de informações e documentos digitais, dispensando grande parte dos arquivos físicos. Atualmente, a maioria dos órgãos públicos disponibiliza portais na Internet que possibilitam a transmissão de dados diretamente para os seus sistemas e geram todo tipo de documentos eletronicamente, o que torna cada vez mais obsoleto o uso do papel.

Conforme explica Maisa Mota, “a grande economia na rotina da Contabilidade está na geração de livros fiscais e contábeis, como livros de entrada, saída e apuração de ICMS (fiscais), e livros caixa, razão e diário (contábeis), além de relatórios fiscais XML”. A contadora esclarece que já não se faz necessária a impressão em papel, pois todos esses documentos são gerados eletronicamente pelo sistema contábil interno e autenticados pelos órgãos nos respectivos portais através das certificações digitais.

Além de elevar custos e consumir mais recursos da natureza, manter arquivos de papel exige uma maior disponibilidade de espaço nas empresas e dificultam o acesso e o compartilhamento dos dados. Com escritórios em Salvador e Camaçari, a adoção dos procedimentos digitais contribuiu para maximizar a comunicação e agilizar os processos tramitados entre as duas bases. “Outro ponto importante desses arquivos e procedimentos eletrônicos é que eles facilitam o trabalho contábil em qualquer estado e prefeitura, como é nosso caso, que atuamos em 11 municípios da Bahia e temos clientes de outros estados com interesses aqui”, diz Maisa Mota.

Utilizar arquivos digitais também torna o armazenamento dos documentos mais seguro, salvando as informações em servidores e criando backups (cópias). Quando se utiliza arquivo de papel, a perda de um documento se torna definitiva e, em alguns casos, de impossível substituição. Maisa Mota destaca a facilidade para o trabalho quando se mantem esses arquivos na Internet. “Por estarem nas ‘nuvens’, são acessíveis em qualquer lugar, seja por computador desk, note, tablet ou celulares, mediante senhas e certificações digitais, protegendo dados acima de tudo”, diz a contadora, ressaltando a importância de se usar procedimentos e sistemas seguros.